Påverkan på projekt – information till projektägare

Vi har fått en del frågor från de externa parter som fått projektstöd från SI, t.ex. via Creative Force och samarbete i Östersjöregionen. Dessa projektägare har enligt avtal ansvar och mandat att planera verksamheten och ska därför avgöra frågor om genomförande av aktiviteter själva. Men, enligt avtalet ska SI informeras om väsentliga förändringar så som budgetförändring och behov av att förlänga projekten.

Hur ser SI på att aktiviteter ställs in eller flyttas fram, inom projekten?

Projektägarna har ansvar att planera och driva verksamheten själva och fattar då beslut om avbokningar och framflyttningar av möten med mera, på egen hand. SI förutsätter att man i den planeringen följer de corona-relaterade rekommendationer som gäller på aktuell plats och för deltagarna, liksom att man noga övervägt alternativa sätt att genomföra aktiviteterna (kan möten genomföras digitalt istället, t.ex.).

Om beslut fattas om att ställa in aktiviteter vill SI att anledningen dokumenteras, det vill säga vilken riskanalys som ligger bakom beslutet. Projektägaren ansvarar för att kommunicera till både deltagare och kontaktperson på SI om sådana beslut fattas.

Om projektet har möjlighet och avser att i god tid skjuta på verksamhet eller aktiviteter framåt i tiden bör en formell förändringsbegäran skickas till SI.

Hur ska beslut och ekonomisk påverkan dokumenteras?

De riskanalyser som ligger bakom beslut om att ställa in aktiviteter ska dokumenteras skriftligen, ihop med själva beslutet. Eventuella kostnader som inte återbetalas till stödmottagaren pga sena avbokningar, t ex flygbiljetter och möteslokaler ska redovisas inom projektet vid slutrapportering. Aktiviteter som ställs in redovisas som vanligt i slutrapportering, dvs man redogör för inställda aktiviteter och skälen till dessa.

Om aktiviteter ställs in, kan projektet få mer medel för att genomföra dem längre fram?
SI kan inte ställa nya medel till förfogande för ett senare genomförande av inställd aktivitet.