Beslut om anställning
Svenska institutet har tagit beslut om anställning i dnr. 25362/2018. Denna information anslogs 2018-12-07.

Överklagande av beslut
Den som vill överklaga ovanstående beslut ska skriva till Svenska institutet, Box 7434, 103 91 Stockholm. Tala om vilken ändring i beslutet du vill ha och skälen för detta. Svenska institutet måste ha fått ditt överklagande inom tre veckor från den dag då informationen om beslutet anslogs, annars kan överklagandet inte prövas.

Inom för avdelningen för digitalisering och kommunikation finns enheten för förvaltning och utveckling. Enhetens utvecklar och förvaltar SI:s IT-miljö, digitala plattformar och tjänster samt arkiv och registratur. Enheten har ett övergripande ansvar att följa teknikutvecklingen och annan utveckling inom det digitala området och driver myndighetens digitaliseringsarbete. Enheten tillser att SI följer det juridiska lagrummet inom IT, dataskydd, digitalisering och e-förvaltning. Enheten arbetar tvärfunktionellt och användarorienterat med fokus på verksamhetsutveckling

Du är knutpunkten för myndighetens ärendehantering och förvaltar ärendehanteringsprocessen.
Du startar och avslutar samtliga ärenden och säkerställer att handläggarna diarieför på ett korrekt sätt. Du ska utgöra ett stöd för handläggarna i en serviceorienterad roll. Registratorn ska även bedriva en kontinuerlig utbildning av myndighetens medarbetare i frågor rörande ärendehantering och relaterade förvaltningsmässiga frågor.

SI använder sig av Public 360 och du kommer att vara specialist på systemets funktioner och vara med om att utveckla systemet anpassat till myndighetens behov. Detta innebär att bidra till att utveckla metoder och verktyg för en alltmer digitaliserad ärendehantering. Du bör därför ha ett starkt intresse och driv för digitaliseringsfrågor.

Som registrator är du också ansvarig för hanteringen av myndighetens post och officiella e-postlåda.

Eftersom arkiv- och registratorsfunktionerna arbetar tillsammans, behöver du ha kännedom om arkivlagstiftningen och en insikt i vad som kan behöva bevaras utöver de handlingar som diarieförs. Du bör ha kunskaper och erfarenhet i frågor som rör offentlighetsprincipen och allmänna handlingar. Du utgör många gånger en första instans för begäran om utelämning av allmänna handlingar och behöver förstå och agera korrekt på sådana förfrågningar. Arbetet som registrator innebär både interna och externa kontakter.

Vi söker dig som har:

  • Registratorsutbildning alternativt annan bakgrund som kan bedömas likvärdig.
  • Erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig verksamhet med goda kunskaper om gällande lagar och förordningar.
  • Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på både svenska och engelska.

Det är meriterande om du har:

  • Högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan relevant högskoleutbildning.
  • Kunskaper i franska då myndigheten har en enhet i Paris.
  • Erfarenhet av digitaliseringsfrågor, goda IT-kunskaper och en vilja att arbeta för en effektiv, tidsenlig och digital informationshantering.
  • Kunskap om lagstiftning inom GDPR och hantering av personuppgiftsärenden.

Arbetsuppgifter:

  • Upprätta, avsluta och arkivlägga ärenden i enlighet med gällande regelverk.
  • Upprätta och diarieföra handlingar i vårt ärendehanteringssystem Public 360.
  • I samråd med arkivarie och ansvariga handläggare lämna ut allmänna handlingar.
  • Ge stöd och utbilda medarbetarna på myndigheten i dokumenthanteringsfrågor och frågor rörande offentlighet och sekretess.
  • Arkivarbete, till exempel arkivläggning av avslutade ärenden.
  • Hantera och öppna inkommande post samt bevaka myndighetens officiella epostbrevlåda.
  • Upprätthålla och utveckla kvalitetssäkrade, enhetliga och effektiva informationshanteringsprocesser.
  • Delta i införandet av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och en digitaliserad dokumenthantering.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och vi eftersträvar etnisk och kulturell mångfald samt en jämn könsfördelning.

Anställningen är tillsvidare med sex månaders provanställning med tillträde snarast enligt överenskommelse. Din tjänstebenämning inom myndigheten är registrator.
Närmare upplysningar om anställningen och arbetsuppgifter lämnas av enhetschef Johan Magnusson. Fackliga ombud är Markus Forslund för SACO och Katharina Holmén för ST. Samtliga nås på telefon 08-453 78 00.

Skicka din ansökan till rekrytering@si.se senast 2018-10-29. Märk ansökan med dnr. 25362/2018, som också anges i mailets ämnesrad. Alternativt skickar du din ansökan till Svenska institutet, Box 7434, 103 91 STOCKHOLM. Skicka endast personligt brev och CV. Övrig dokumentation begärs in vid behov.