Svenska Institutets Allmänna Villkor

1. Allmänt och definitioner

• Dessa allmänna villkor gäller, om inte annat skriftligen har avtalats, mellan den (”Leverantören”) som har åtagit sig att utföra, tillhandahålla, utveckla, vidareutveckla, leverera eller producera en produkt eller tjänst (”Uppdraget”) och Svenska Institutet (SI), (”Beställaren”). Med produkt avses i detta sammanhang vara, lösning eller system där tjänst ingår i någon form.
• Med ”Avtalet” menas det mellan Leverantören och Beställaren upprättade skriftliga avtalet med tillhörande bilagor. Om inget annat anges ska Anbudsförfrågan/Avropsförfrågan och Anbud/Offert med eventuella bilagor utgöra avtalshandlingar.

2      Allmänt om uppdragets utförande

• Leverantören ansvarar för att Uppdraget utförs på ett fackmannamässigt sätt. Leverantören ska även utföra Uppdraget med omsorg, iaktta lag eller annan författning inklusive myndighetsföreskrift samt i övrigt iaktta etiska normer och god sed. Leverantören utför Uppdraget som en självständig uppdragstagare och uppdraget utgör inte något anställnings- eller agentförhållande mellan Beställaren och Leverantören.
• Leverantören får efter skriftligt medgivande av Beställaren anlita underleverantör eller annans personal för att utföra Uppdrag eller delar av Uppdrag i det fall Uppdraget så påkallar. Beställaren äger rätt att vid bedömningen av underleverantör få skriftlig information motsvarande den som erhållits om Leverantören och dennes personal. När underleverantör eller annan än egen personal används, ansvarar Leverantören för att samtliga Leverantörens åtaganden enligt avtal uppfylls av underleverantören.
• När Beställaren och Leverantören avtalat om att viss personal ska användas vid utförande av Uppdrag, får denna personal inte bytas ut mot annan utan Beställarens skriftliga medgivande. Leverantören svarar själv för kostnader och tidsåtgång för byte av personal.
• Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som Beställaren anser saknar nödvändig kompetens eller som Beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter med.
• Om Leverantören inte byter ut sådan personal inom 30 dagar från det att Beställaren framfört en begäran om utbyte äger Beställaren rätt att häva Avtalet om utbyte av personal är av stor vikt för Uppdragets genomförande eller resultat.
• Leverantören ska meddela Beställaren om utbyte av personal och förändringar i dennes verksamhet som berör Uppdraget. Är sådana förändringar av väsentlig betydelse för Uppdragets genomförande har Beställaren rätt att häva Avtalet.
• Uppdraget ska anses avslutat då Uppdraget utförts i sin helhet enligt överenskommen specifikation samt eventuellt färdigställt material överlämnats till och godkänts av Beställaren.
• Arbete som Leverantören utför i Beställarens lokaler ska utföras mellan kl. 09.00 och 17.00 på vardagar som inte är helgdag, om inte annat har överenskommits.

3      Äganderätt och immateriella rättigheter, intrång

• Om inte annat särskilt överenskommits gäller att Beställaren har äganderätt och fri, exklusiv och tiden obegränsad nyttjanderätt till originalhandlingar och allt i Uppdraget framtaget material och arbetsresultat som tagits fram för Beställaren, nedan gemensamt kallade ”Resultaten”. Eventuell upphovsrätt, patenträtt eller annan immaterialrätt hänförlig till Resultaten tillkommer Beställaren utan särskild ersättning. Beställarens immateriella rättigheter omfattar inte rättigheter som tillkommer annan genom lag. Beställaren har rätt att för eget bruk och på egen bekostnad modifiera, anpassa eller överlåta Resultaten från utfört Uppdrag.
• Leverantören får inte publicera eller på annat sätt använda utredningsmaterial eller arbetsresultat som tillhör Beställaren utan Beställarens skriftliga medgivande. Allt sådant Resultat ska överlämnas till Beställaren när det inte längre behövs eller när Uppdraget avslutats och senast vid Avtalets utgång.
• Leverantören garanterar att hela eller del av Resultaten varken genom innehav, nyttjande, vidareupplåtelse eller överlåtelse, gör intrång i tredje mans immateriella rättighet. Skulle det visa sig att användande av Resultaten utgör intrång i tredje mans rättighet och Leverantören inte skriftligen informerat Beställaren om detta, ska Leverantören hålla Beställaren skadeslös om krav riktas eller talan förs mot Beställaren om intrång på grund av användning i Sverige och andra länder som ingår i den Europeiska unionen och andra överenskomna länder. Leverantören ska inom skälig tid skriftligen underrättas av Beställaren om framförda anspråk eller väckt talan. Leverantören äger rätt att ensam bestämma över försvaret mot sådan talan och föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
• Det som ovan sagts i punkterna 3.1 och 3.2 gäller även för underleverantör. Det är Leverantörens ansvar att se till att förbehållen blir bindande i nästa led med de garantier och ansvar som gäller enligt punkten 3.3 samt enligt punkt 8 nedan.

4     Information och uppföljning.

• Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för Uppdragets genomförande.
• Beställaren har rätt att genomföra utvärdering eller uppföljning av Uppdraget. Leverantören är skyldig att mot skälig ersättning understödja genomförandet av sådan utvärdering eller uppföljning.

5     Avbeställning

• Beställaren har rätt att avbeställa sådana delar av Uppdraget som inte genomförts och inte innebär en alltför stor olägenhet för Leverantören. Vid annan avbeställning som inte har kunnat förutses, har Leverantören rätt till ersättning för utfört arbete och nedlagd styrkt kostnad.

6     Ansvarsfrågor (fel eller dröjsmål)

• Uppdraget anses felaktigt om:
  1. det inte uppfyller de krav som ställs i avtalet och avropet på Uppdraget eller resultatet av Uppdraget,
  2. resultatet avviker från sådana uppgifter av betydelse för bedömningen av Uppdragets beskaffenhet eller ändamålsenlighet som kan antas ha inverkat på avtalet och som i samband med avtalets ingående eller annars vid marknadsföring lämnats av Leverantören,
  3. Leverantören i annat fall än vad som nu sagts före avtalets ingående underlåtit att upplysa Beställaren om ett sådant förhållande rörande Uppdragets beskaffenhet eller ändamålsenlighet som Leverantören känt eller bort känna till och som denne insåg eller borde ha insett vara av betydelse för Beställaren.
• Leverantören anses vara i dröjsmål om:
  hela eller delar av Uppdraget, utan att det beror på något förhållande på Beställarens sida, inte har genomförts inom den tid som har överenskommits eller, om någon tid inte har överenskommits, inom den tid som är skälig med hänsyn särskilt till vad som är normalt för ett Uppdrag av samma art och omfattning,
  2. Leverantören inte iakttar en överenskommen tid för påbörjande av Uppdraget eller för ett arbetes framskridande.
• Leverantören ska så snart som möjligt underrätta Beställaren om när en risk för försening föreligger, orsaken till detta samt när Uppdraget istället kan beräknas slutföras.

7     Påföljder vid fel eller dröjsmål

• Vid fel eller dröjsmål från Leverantörens sida får Beställaren hålla inne betalning som ännu inte gjorts. Beställaren får därutöver välja mellan att Leverantören utför Uppdraget (vid dröjsmål), rättar felet (vid fel hos Uppdraget) eller avbryter utförandet av Uppdraget.
• Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Beställaren rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet/bristen. Beställaren har även rätt till att anlita annan som utför Uppdraget med ersättning från Leverantören.
• Vid dröjsmål som inte beror på Beställarens åtgärder eller bristande åtgärder, äger Beställaren rätt till vite med ett belopp motsvarande två (2%) procent av ersättningen för Uppdraget per påbörjad vecka då överenskommen tidsplan inte kunnat hållas, dock maximerat till tio (10%) procent av ersättningen för Uppdraget. Beställaren får vidare häva Avtalet enligt punkt 15 nedan om Beställaren är berättigad till maximalt vite enligt denna punkt och därefter skriftligen kräva leverans inom en sista skälig frist, som inte får vara kortare än en vecka och Leverantören inte levererar inom denna slutliga frist.

8    Skadeståndsansvar och ansvarsbegränsning

• Leverantören ansvarar, med de begränsningar som anges nedan, för den skada som Leverantören eller Leverantörens anställda och underleverantör kan komma att vålla Beställaren genom fel eller försummelse vid fullgörande av Uppdraget. Skadeståndsansvaret omfattar dock endast direkt skada och inte indirekta skador såsom förlorad handelsvinst eller förväntad besparing.
• Vidare ansvarar Leverantören inte i något fall för förlust av data eller för skador som beror på att Beställaren lämnat felaktiga förutsättningar. Denna ansvarsbegränsning ska ej äga tillämpning vid skada som åsamkas uppsåtligen eller genom grov oaktsamhet.
• Leverantörens sammanlagda skadeståndsansvar till följd av Uppdraget är begränsat till sextio (60%) av det totala värdet av avtalad tjänst. Beställarens rätt till skadestånd är förverkad om talan avseende anspråk på ersättning inte framställs inom ett (1) år från slutfört Uppdrag.

9     Ersättning, betalningsvillkor

• I Avtalet angivna arvoden och kostnader utgör Leverantörens ersättningsgrund för Uppdrag. Ersättningen anges exklusive mervärdesskatt. Beställaren betalar inte några avgifter kostnader utöver det som uttryckligen framgår av avtalet. Ersättning för resor, utlägg, traktamenten och dylikt utgår endast i den mån särskild överenskommelse träffas mellan parterna. Om parterna överenskommit om ersättning för resekostnader gäller ersättning enligt de regler som gäller för statliga tjänsteresor. Ersättning för övertid utgår endast om särskild överenskommelse träffats mellan parterna.
• Leverantören fakturerar en gång per månad, om inte annat överenskommits, för utfört och redovisat arbete och av Beställaren godkänt arbete som överenskommits för Uppdraget, verifierade kostnader och godkända utlägg.
• Fakturering sker i efterskott, om inte annat överenskommits, och betalning sker trettio (30) dagar efter fakturadatum. Slutfaktura ska vara Beställaren tillhanda senast tre månader efter det att Uppdraget slutförts. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning.
• Fakturan ska innehålla följande uppgifter: specifikation av Uppdraget/projektets namn, vem som utfört Uppdraget (konsultens namn), antal timmar och timpriset. På fakturan ska Beställarens referenskod uppges per Uppdrag eller faktura. Referensnamn lämnas av Beställaren. Uppgift om plusgiro-och/eller bankgironummer, registreringsnummer för mervärdesskatt samt uppgift om godkänd för F-skatt ska också anges på fakturan.
• Beställaren tar emot elektroniska fakturor i enlighet med vad som anges på webbplats: si.se
• Vid dröjsmål med betalning äger Leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
• Betalning av fakturor innebär inte i sig att Beställaren godkänt Uppdraget.
• Leverantören ska vid begäran av Beställaren lämna statistik med uppgifter avseende under perioden fakturerade Uppdrag.
• I händelse av tvist angående betalning har Beställaren rätt att innehålla tvistigt belopp till dess parterna har kommit överens eller rättsligt avgörande påkallar annat.

10    Kontroll

• Om ersättning utgår i form av tim- eller dagarvode ska Leverantören på begäran kunna styrka sin fakturering genom tidredovisning eller bokföring.
• Beställaren har rätt att begära kopior av verifikationer och annat redovisningsunderlag av Leverantören för att verifiera fakturerade kostnader.

11  Force majeure

• Part ska vara befriad från att fullgöra skyldigheter enligt avtalet om utförandet hindras eller oskäligt betungas till följd av händelser utanför partens kontroll. Till händelser utanför Parts kontroll ska räknas arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering, oförutsedda militärinkallelser av stor omfattning, rekvisition, beslag, uppror och upplopp oavsett om händelsen drabbar Part eller underleverantör till Part. Om befrielsegrund finns på grund av händelse som drabbat underleverantör är Part skyldig att när det är möjligt använda annan underleverantör. Till händelser utanför Parts kontroll ska inte räknas arbetskonflikt som beror av att Part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer.
• Part är skyldig att omgående skriftligen underrätta den andra parten i händelse av nyss nämnt slag, som hindrar eller oskäligt betungar parts fullgörande av avtalet
• Beställaren har under tid då befrielsegrund föreligger rätt att vända sig till annan Leverantör. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtalet när händelser av nu nämnt slag upphör.
• Om part åberopat befrielsegrund och sådan omständighet förelegat i mer än två månader, kan part skriftligen begära att avtalet hävs.

12   Sekretess och säkerhet

• I de fall Leverantören ges tillgång till enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) skyddad information och uppgifter ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Leverantören ska informera konsult och anlitad underleverantör om gällande sekretess. Om Beställaren önskar, ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av konsulten och anlitad underleverantör innan arbetet påbörjas. Sekretess gäller även om Uppdrag eller avtal i övrigt upphört att gälla.
• Parterna förbinder sig att inte yppa eller på annat sätt obehörigt sprida Konfidentiell Information till obehöriga och förbinder sig även att vidta rimliga försiktighetsåtgärder i syfte att förhindra obehörig spridning av Konfidentiell Information. Parterna ansvarar i detta hänseende även för sina anställda, konsulter och underleverantörer.
• Leverantören ska iaktta de allmänna regler som gäller vid vistelse i myndighetens lokaler. Leverantören ska i sin verksamhet ha nödvändigt skydd mot elektroniskt intrång från utomstående, samt förvara handlingar på ett betryggande sätt. I övrigt gäller Beställarens säkerhetspolicy.

13    Intressekonflikt

• Vid genomförande av Uppdrag ska Leverantören tillvarata och företräda Beställaren och Beställarens intressen.
• Leverantören ska utan dröjsmål anmäla till Beställaren om det finns någon omständighet som skulle kunna medföra att en intressekonflikt, jävssituation eller liknande uppstår.
• I det fallet att en intressekonflikt anses föreligga är Leverantören skyldig att vidta nödvändiga och rimliga åtgärder som Beställaren begär för att förhindra eller begränsa intressekonflikten.

14   Marknadsföring

• Leverantören äger inte rätt att använda Beställarens namn i marknadsföringssammanhang utan att först ha fått ett skriftligt godkännande.

15    Hävning av avtal

• Part har rätt att säga upp avtalet eller delar av Avtalet till omedelbart upphörande

1. om part åsidosätter villkor i avtalet som är av väsentlig betydelse för motparten,
2. om part vid upprepade tillfällen bryter mot avtalet, även om avtalsbrotten inte är av väsentlig betydelse,
3. om Leverantören kommer i dröjsmål med betalning av skatter eller avgifter till staten, försätts i konkurs, inlett ackordsförhandlingar, träder i likvidation eller på annat sätt kan antas ha kommit på obestånd,
4. om uteslutningsgrunder enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling inträffat och är styrkta.

• Om part häver avtalet är motparten skyldig att ersätta de direkta skador den hävande parten lider till följd av hävning.
• Part har rätt att åberopa hävningsgrund endast om parten skriftligen meddelat en varning och motparten inte vidtar rättelse inom tio (10) dagar från mottagandet av skrivelsen.

16   Överlåtelse av avtal

• Ingen part har rätt att överlåta detta avtal, eller rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet, eller efterföljande avtal, till annan utan den andra partens i förväg skriftliga godkännande. Detta gäller även en överlåtelse av rätten att fakturera.

17    Ändring av avtal

• Ändringar och tillägg till detta avtal ska göras skriftligen och ska för att vara gällande undertecknas av båda parter.
• Parterna kan begära omförhandling av villkor i Avtalet
  om det sker väsentliga förändringar hos någondera av parterna som berör Uppdraget, eller
  2. om Uppdragets genomförande förändras väsentligt under avtalsperioden.
• Omförhandling ska inledas så snart som möjligt efter att Part framställt begäran om detta. Begäran om omförhandling ska vara skriftlig. Att part begärt omförhandling innebär inte att någon part befrias från skyldigheter som följer av Avtalet.

18     Tvist

• Tvist avseende tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, ska prövas och slutgiltigt avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsklausuler.

19    Ändring av dessa allmänna villkor

• Dessa allmänna villkor gäller tills vidare, men kan ändras av Beställaren. Ändring börjar gälla två månader efter att förestående ändring har meddelats. Godtar Leverantören inte meddelad ändring, äger Leverantören rätt att fram till dess att ändringen börjar gälla, skriftligen säga upp avtalade Uppdrag från och med dagen för ändringens ikraftträdande. Använder inte Leverantören sin rätt att säga upp Avtalet är ändringen bindande för Leverantören.
• Beställaren äger alltid rätt att omgående, utan föregående meddelande, ändra avtalsvillkor om detta föranleds av ändringar i svensk, eller i förekommande fall utländsk rätt som kan antas komma att påverka innehållet i de allmänna villkoren.