Svenska institutets verksamhet handlar till stor del om att skapa nätverk och relationer mellan människor runt om i världen. Det gör vi till exempel genom ledarskapsprogram, alumnträffar, journalistbesök, stipendieprogram och olika kulturaktiviteter.
När fysiska möten, besök och resor ställs in eller skjuts på framtiden ställer vi, som så många andra, om vårt sätt att arbeta. För att kunna genomföra planerade aktiviteter tar vi till exempel nu ett stort kliv i arbetet med att digitalisera ledarskapsprogrammen.
– Deltagarna som antagits till våra olika ledarskapsprogram visar stor förståelse för att vi måste skjuta upp de träffar, så kallade moduler, som var planerade i Sverige under våren och sommaren, säger Adiam Tedros, ansvarig chef för enheten Utvecklingsprogram. Omständigheterna gör att vi nu fokuserar på att utveckla våra online-möten.
Lucas Grind är lärandedesigner och arbetar som digital facilitator på SI. Just nu pågår ett intensivt arbete med att utveckla innovativa, kreativa och interaktiva lösningar på hur deltagare i ledarskapsprogram från flera olika länder kan tillgodogöra sig nya kunskaper och färdigheter och bygga relationer digitalt.
– Det här är en transformation som SI redan har påbörjat men som vi nu behöver skala upp på grund av pandemin, säger Lucas Grind.
Han påpekar att det inte handlar om att förvandla ett fysiskt möte, en workshop eller en utbildning till en digital kopia. Det viktiga är att se potentialen i det digitala mötet, dess specifika möjligheter – och inte betrakta det som en sämre version av ett fysiskt möte.
– Med ett sådant perspektiv öppnar sig nya möjligheter att bedriva utveckling och kombinera fysiskt och digitalt lärande på ett sätt som ofta skapar ännu större effekt än om vi endast arbetar fysiskt. I tider som dessa ställs nya krav på digital transformation. Det är ett pågående arbete och vi lär oss hela tiden nya sätt att arbeta på för att åstadkomma maximalt samskapande både digitalt och fysiskt. Tillsammans med samarbetspartners och programdeltagare fortsätter vi arbetet med Agenda 2030.
Här följer några tips för alla som vill utveckla sina digitala möten:
Att förbereda ett möte
Att designa digitala möten kräver mer tid och förberedelse eftersom det inte är lika lätt att improvisera som i ett fysiskt möte. Detta har kanske lite oväntat bidragit till att SI:s digitala möten ofta blir effektivare och mer fokuserade än våra fysiska. Ett tips är att skicka ut syfte, mål, agenda, förhållningssätt samt dokument för samskapande och dokumentation i god tid före mötet.
Dela upp utbildning eller längre träffar i flera kortare interaktioner för att hålla uppe fokus och intresse över tid. Vi designar interaktionerna som en process och föreställer oss vad som sker innan, under och efter att vi möts live i ett videosamtal. När vi möts live fokuserar vi på det som vi gör bäst tillsammans och inte kan göra enskilt. Innan och efter videosamtalet fokuserar vi på det arbete vi kan göra enskilt.
Howspace
Howspace är en interaktiv lärandeplattform som vi använder i våra ledarskapsprogram för att dela innehåll och kommunicera med deltagare innan, under och efter ett liveseminarium. Här chattar vi och ger feedback till varandra, laddar upp videoföreläsningar, presentationer av varandra, workshopmallar och uppgifter.
Vi rekommenderar ett kortare format, max 20–30 min, på det material vi ber deltagarna ta del av, för att alla ska orka hålla intresset uppe. På Howspace planerar vi att lägga podcasts och videoföreläsningar samt livestreama studiebesök på spännande organisationer. Här kan deltagarna kan ta del av innehållet när det passar dem.
Expertcoachning
Vi kommer att lägga mycket fokus på deltagarnas egna förändringsprojekt och utveckling och öka mängden online-coachning de får av experter. En av fördelarna med att arbeta digitalt är att experter och mentorer kan följa deltagarnas projekt på nära håll.
Zoom
Vi använder videosamtal med verktyget Zoom på hela SI och med våra programdeltagare. Zoom har flera funktioner som möjliggör olika typer av interaktion, till exempel omröstningar och små, separata, gruppdialoger i samma videosamtal, så kallade ”break out sessions”. Dessa möjliggör intimare samtal mellan ett färre antal deltagare som gör att fler får chansen att komma till tals.
Slack
Vi använder plattformen Slack för att kommunicera och bygga relationer med varandra utanför videosamtalen. Det minskar mängden email, skapar mer ordning och ökad kontakt mellan kollegor och programdeltagare. Här har vi även skapat en yta för mindre arbets- och studiegrupper för att bygga relationer och kommunicera kring sina projekt.
Att bygga en digital kultur
Att bygga kultur och relationer online kan vara en stor utmaning och därför är det viktigt att arbeta medvetet med kulturen i en grupp. Ett sätt är att skapa rutiner och forum som gör att vi interagerar regelbundet kring vårt arbete men också socialiserar online. Vi har olika kommunikationskanaler för olika syften i Slack, till exempel ”vid kaffemaskinen” och ”erfarenhetsutbyten”. På Zoom har vi regelbundna virtuella check-ins som kompenserar de informella samtal som annars sker automatiskt på kontoret.