Arrangera Swedish Institute Academy for Young Professionals (SAYP)

SI Academy for Young Professionals är ett program vid Svenska institutet som syftar till att stärka unga yrkesverksamma personer från länder inom EU:s Östliga partnerskap med kompetenser, nätverk och inspiration för att kunna implementera och driva förändringsarbete i sina respektive organisationer och hemländer. Programmets målsättning på sikt är att bidra till stärkt demokratisk samhällsstyrning och EU-närmande för länder inom EU:s Östliga partnerskap.

Inom SAYP genomförs årligen ett antal olika tematiska utbildningsprogram (även kallat moduler) av de arrangörer som beviljats projektmedel för detta av SI. Utbildningsprogrammen samlar grupper av deltagare och verkar för att stärka deras kompetens i ämnen som har bäring på angelägna samhällsfrågor och utmaningar, kopplade till den övergripande målsättningen för SAYP.

Arrangörerna inom SAYP ska bestå av partnerskap där en svensk huvudsökande aktör har etablerat samarbete med en eller flera internationella partner från programmets länder.

Deltagarna till utbildningsprogrammen utses efter en årlig gemensam deltagarutlysning som SI samordnar, men som de respektive arrangörerna aktivt bidrar till genom marknadsföring av SAYP och tillhandahåller ansökningsförfarande till sitt specifika utbildningsprogram.

Efter genomförandet av utbildningsprogrammet kan arrangören fortsätta att stödja deltagarna, exempelvis genom fortsatt mentorskap, skuggning och lokala återträffar som tar upp dagsaktuella teman tillsammans med lokal och internationell expertis. Uppföljande verksamhet kan också handla om att arrangören går in med särskilt stöd i pågående förändringsarbete vid organisationer kopplade till enskilda deltagare.

Målgrupp

Målgruppen för SAYP är yrkesverksamma individer från länder inom EU:s Östliga partnerskap i åldersspannet 25-40 år med goda kunskaper i engelska. Målgruppen ska vara anställda eller förtroendevalda hos aktörer i programländerna inom politik, förvaltning, civilsamhälle eller näringsliv och till vardags verksamma med och involverade i frågor kopplade till utbildningsprogrammets tematiska fokus.

Deltagarländerna för SAYP är Armenien, Azerbajdzjan*, Belarus*, Georgien, Moldavien och Ukraina. Det innebär att samtliga program måste vara öppna för deltagande från alla dessa länder.

Tidigare deltagare av SAYP (eller personer som har haft SI-stipendium för studier) mellan 25-40 år tillhör inte den primära målgruppen, men kan beredas reservplats.

* Från Azerbajdzjan och Belarus kan endast deltagare från civilsamhället delta.

Vem kan söka stöd för att arrangera SAYP?

Ansökan till SAYP sker i partnerskap mellan svensk huvudsökande aktör tillsammans med en eller flera (maximalt 5) samarbetsparter baserade i de medverkande länderna. Huvudsökande och partner ska tillhöra någon av nedanstående kategorier:

• Organisationer, stiftelser
• Kommuner
• Regioner
• Statliga myndigheter
• Länsstyrelser
• Lärosäten och forskningsinstitut
• Mellanstatliga organisationer

Det samlade partnerskapet ska ha tillräcklig kompetens för att arbeta med programmets tema och länder.
Se Instruktion arrangörsutlysning 2025, för mer information.

Vad kan man söka stöd för?

Det sökta bidraget från SI för genomförande av utbildningsprogram inom SAYP kan uppgå till maximalt
2 500 000 kronor per ansökan.

Bidraget från SI ska användas för att planera, genomföra och följa upp det föreslagna utbildningsprogrammet. Det kan exempelvis handla om arbetstid, resekostnader och logi, utbildningslokaler, studiebesök, sociala/kulturella aktiviteter, externa gästföreläsare och mycket annat. Se SAYP 2025 – instruktion för utlysning kapitel 8 Budget, för mer information om budget och olika typer av kostnader.

Observera att maximalt 20% av det sökta bidraget från SI kan användas för indirekta kostnader (OH).

Baskrav för utbildningsprogram
Ansökan till arrangörsutlysningen ska föreslå ett utbildningsprogram som fokuserar på ett tematiskt område relevant inom den övergripande målsättningen för programmet, om stärkt demokratisk samhällsstyrning och EU-närmande. Utbildningsprogrammet ska stärka deltagarnas kompetens, kapacitet och inspiration att medverka i och driva förändringsarbete inom sina respektive organisationer och länder.

Ett utbildningsprogram kan bestå av flera olika slags aktiviteter och komponenter för lärande, kompetensutveckling och nätverksbyggande. Dess aktiviteter kan vara utspridda över större delen av projektperioden, men ska presenteras som ett samlat erbjudande till deltagarna.

Utbildningsprogrammet ska åtminstone inkludera minst en fysisk modul (on-site) på plats i ett av de medverkande länderna, om minst 5 dagar i följd.

Utbildningsprogrammet bör ge gott om utrymme för interaktion av olika slag mellan deltagarna och facilitator/lärare/expert/handledare (även kallat live-tid) i form av seminarier, workshops och dylikt, samtidigt som eget arbete, tid för inläsning av material samt självstudier kan ingå i programmet som komplement.

Ett utbildningsprogram ska omfatta minst 25 deltagare som var och en förväntas delta under hela programmet och inte enbart under en eller ett par aktiviteter.

Antal deltagare:  minst 25
Live-tid: minst 80 timmar för varje deltagare
Fysisk modul: minst 5 dagar i följd

Programländer
De programländer som ingår i SAYP återfinns både i Östersjöregionen och inom EU:s Östliga partnerskap. Sverige ingår som obligatoriskt land inom varje ansökan till arrangörsutlysningen, på så sätt att huvudsökande aktör gentemot SI behöver vara baserad i Sverige.

Förutom Sverige ska minst ett ytterligare medverkande land från antingen EU eller EU:s Östliga partnerskap ingå i varje ansökan till arrangörsutlysningen, genom en aktör som ingår i genomförande partnerskap tillsammans med huvudsökande.

Följande programländer ingår i utlysningen:

• Sökande land: Sverige
• Medverkande länder, EU: Estland, Lettland, Litauen, Polen, Sverige
• Medverkande länder, EU:s Östliga partnerskap: Armenien, Georgien, Moldavien, Ukraina
• Deltagare: Armenien, Azerbajdzjan*, Belarus*, Georgien, Moldavien, Ukraina

Maximalt kan 5 samarbetsparter ingå i partnerskapet till en ansökan i arrangörsutlysningen, förutom svensk huvudsökande aktör.

Deltagarutlysning

Deltagarna till utbildningsprogrammen inom SAYP utses i en gemensam deltagarutlysning som SI samordnar och som genomförs samtidigt för alla SAYP program under juni – augusti 2025. SI tillhandahåller en plattform för kommunikation av utlysningen på www.si.se medan respektive arrangör ansvarar för ansökningsförfarande och rekrytering av deltagare. Minst 25 personer bör erbjudas plats i varje utbildningsprogram.

Sluturval av deltagare och reserver görs av arrangören och i vissa fall med stöd av svenska utlandsmyndigheter i deltagarländerna. SI genomför även en screening av förslaget till deltagare så att ingen kandidat antas till fler moduler samtidigt, och för att identifiera eventuella sökande som redan varit SAYP-deltagare eller haft stipendium (SI-alumner).

Profilen för SAYP-deltagare är följande:

• 25 – 40 år, födda 1985 – 2000
• Kommer från något av programmets deltagarländer inom EU:s Östliga partnerskap
• yrkesverksamma inom politik, förvaltning, näringsliv eller civilsamhälle
• är ämnesspecialister eller på annat sätt kopplade till vald tematisk inriktning
• har goda kunskaper i engelska

Ett resonemang kring målgrupp, länder och deltagare, med utgångspunkt i konceptet för det föreslagna utbildningsprogrammet och tillhörande tematiskt fokus, ska ingå i ansökan till arrangörsutlysningen.

Hur delas ansvaret mellan Svenska institutet och programarrangör?

SAYP är uppbyggt kring en princip om samskapande där ansvaret för programmet delas mellan SI och programarrangören. Se ansvarsuppdelning nedan.

Programarrangörernas ansvar

• Planering och genomförande av utbildningsprogram (förberedande och uppföljande aktiviteter för utbildningsprogrammet är valfritt).
• Marknadsföring av programmen på hemsidor och via sociala medier
• Rekrytering av deltagare (ansökningsförfarande, bedömning, urval, utskick om antagningsbesked och försäkring)
• Information om utbildningsprogrammet på engelska online, riktad till potentiella sökande
• Bokning av deltagarnas resor (tur och retur i ekonomiklass eller motsvarande) från sina hemländer eller bostadsorter i Sverige, till orten för genomförande.
• Stöd i visumprocesser (kontakt med ambassader/ konsulat gällande deltagarlistor inför visumprocesser)
• Utvärdering av genomförd verksamhet inklusive uppföljning av moduler enligt SI:s mallar samt slutrapportering till SI

Svenska institutets ansvar

• Bidragsutlysning, ansökningsförfarande, bedömning, urval av programarrangörer
• Deltagarutlysning på www.si.se
• Screenar alumner i deltagarlistor
• Kontakter och synergier med andra SI-insatser, projekt & alumnverksamhet samt ambassader i berörda länder
• Främjandet av erfarenhetsutbyte mellan programarrangörerna

Tidplan

Ansökan till SAYP omfattar vanligtvis en period om maximalt 18 månader, men om det föreslagna utbildningsprogrammet ska kompletteras av uppföljande aktiviteter kan den sökta perioden uppgå till maximalt 24 månader.

• Utlysning om stöd för att arrangera SAYP: 6 december 2024 – 4 mars 2025
• Bedömning och beslut: 5 mars 2025 – 9 maj 2025
• Avtal upprättas mellan SI och svensk huvudsökande (projektägare): juni 2025
• Första utbetalning av SI-bidraget: juni 2025
• Deltagarutlysning genomförs: juni 2025 – augusti 2025
• Antagningsbesked till deltagare: september 2025 – oktober 2025
• Genomförande av utbildningsprogram: november 2025 – november 2026
• Uppföljande aktiviteter (valfritt, sker efter slutförande av utbildningsprogrammet men inom beviljad period, maximalt 24 månader)
• Slutrapportering inkl. extern revision sker senast 2 månader efter beviljad period
• Utbetalning av nyttjad slutlikvid sker efter SI:s godkännande av slutrapportering

Om beviljad period enligt avtalet med SI sträcker sig längre än 18 månader behöver projektägaren skicka in en så kallad interimsrapport till SI. Detta innebär också att utbetalningsplanen blir en annan jämfört med projektmedel som beviljats för 18 månader. Se SAYP 2025 – instruktion för utlysning avsnitt 12.1 Principer för utbetalningsplan, för mer information.

Notera att tidplanen är preliminär och kan komma att förändras.